Представление участниковЭтот шаг можно пропустить, если в zoom-конференции участвуют только сотрудники, которые хорошо знакомы друг с другом. Если же на онлайн-встрече присутствует клиент, подрядчик или новые члены команды — важно представить каждого. Тут не нужно выдавать полное портфолио и подробное резюме — достаточно четко проговорить имя, должность, основные маркеры экспертности и зоны ответственности.
Соблюдение таймингаЕсли вы изначально заявили, что продолжительность конференции — один час, значит ваша задача как модератора — сделать так, чтобы обсуждение уложилось в этот тайминг и завершилось результатом.
Вот несколько лайфхаков.
- В начале встречи коротко озвучьте все вопросы, которые предстоит обсудить. Если вы планируете, что будет высказывать каждый член команды, сразу обозначьте отведенное время — например, по 5 минут.
- Модерируйте очередность: если одновременно начинают говорить два человека, из-за технических особенностей платформы может быть не слышно никого. По этой же причине просите коллег отключать микрофоны, когда они не говорят (или делайте это сами — у организатора конференции есть такая возможность). Иногда даже голос ребенка из соседней комнаты или звук кружки, поставленной на стол, может создавать помехи.
- Если вы видите, что разговор уходит в сторону или затягивается, корректно возвращайте коллег к заявленной теме.
- Оставьте хотя бы 2–3 минуты на логичное завершение встречи, не обрывайте обсуждение на полуслове. Например, озвучьте финальный оффер клиенту; проговорите решение, к которому пришли с командой; обозначьте шаги по реализации придуманных креативов.
ВидеозаписьНужно ли вести видеозапись, во многом зависит от формата конкретной zoom-конференции. Я бы посоветовала делать это в следующих ситуациях.
- Если в процессе будет озвучено много информации, которая понадобится для дальнейшей работы — например, вы проводите распаковку клиента, на основе которой будет выстраиваться стратегия работы с ним.
- Если онлайн-встреча носит обучающий характер — например, вы пригласили эксперта, который поделится с командой своим опытом.
- Если планируется мозговой штурм и обсуждение, во время которого будет высказано много разных мнений.
- Если по каким-то причинам на конференции отсутствует сотрудник, которому важно быть в курсе обсуждаемых вопросов.
Если же это рядовая планерка, где подводятся промежуточные итоги или корректируется план, либо продающий зум для клиента, где вы рассказываете о своих услугах, то можно обойтись и без видеозаписи.
Конспект А вот конспект, хотя бы краткий, я рекомендую вести в любом случае. Если вы включили видеозапись, то заметки в дальнейшем помогут сориентироваться в таймкодах и понять, какой момент стоит пересмотреть. Если же видеозапись не ведется — то в конспекте полезно будет зафиксировать ключевые тезисы, сроки и договоренности. Иначе есть риск, что вы что-то забудете или упустите в процессе обсуждения и придется собираться повторно по той же теме.