Zoom по правилам:
как провести эффективную онлайн-планерку
Zoom-конференции сегодня стали реальностью многих бизнес-проектов. Еженедельные планерки, встречи с клиентами, стратсессии — в онлайн переместился огромный пласт коммуникаций. Как выстроить работу, чтобы видеоконференция действительно решала возложенные на нее задачи, а не превращалась в хаос и источник мемов? Мария Пух, CEO агентства PR Integral, составила поэтапное руководство для всех, кто задается этим вопросом.
Мария Пух
CEO агентства
PR Integral
Любая рабочая онлайн-встреча начинается до того, как вы запустили конференцию или нажали кнопку видеозвонка. И заканчивается не в тот момент, когда вы отключились, а несколько позже. Именно это — базовый принцип, на котором и можно выстроить структуру эффективной онлайн-планерки.
Этап 1. Предварительная подготовка
У этого этапа нет четких временных рамок. Насколько заранее вы начнете готовиться к видеоконференции, зависит от вашего опыта, формата встречи, дедлайнов и других факторов. Но набор действий, которые вам предстоит выполнить, всегда будет идентичным.
Определяем цели и задачи

По моему опыту, именно пропуск этого шага — главная причина неэффективности онлайн-встреч. Перед каждой zoom-конференцией для команды руководитель должен ответить себе на ряд вопросов.

  1. Что я хочу получить по итогам онлайн-планерки? (Например: составить план работы по проекту; познакомить коллег с изменениями в структуре агентства; проконтролировать статусы задач; узнать, с какими сложностями столкнулись члены команды).
  2. Кто именно из сотрудников должен присутствовать на встрече?
  3. Какие темы и в каком порядке мы будем обсуждать?
  4. Сколько по времени будет длиться встреча?

Если тщательно проработать ответы, то удастся избежать сразу нескольких распространенных ошибок.

  • Неадекватная периодичность онлайн-планерок. К примеру, если члены команды работают над долгосрочным проектом по определенным регламентам, то вполне достаточно встреч раз в месяц — чтобы свериться по KPI, обсудить общие вопросы и т. д. А вот если проект краткосрочный — например, подготовка мероприятия, то онлайн-планерки будет уместны гораздо чаще. Их удобно приурочить к разным этапам, обсуждению конкретных тем, отчетам и т. д.

  • Размытая формулировка темы. «Собираемся, чтобы обсудить проект» — такая постановка цели может привести к тому, что вы попытаетесь охватить максимум вопросов, а застрянете уже на первом. Лучше конкретизировать: обсудим перечень задач, дедлайны и ответственных. Или: продумаем варианты коллабораций для нового клиента.

  • Неадекватный тайминг. Чем конкретнее будет цель встречи, тем больше вероятности, что вы достигнете ее за час, а не потратите на zoom-конференцию половину рабочего дня.

  • Нерациональное использование ресурсов команды. Предварительная подготовка исключает ситуации, когда часть сотрудников тратит свое время, пока обсуждаются вопросы, касающиеся работы другого отдела.

Если в видеоконференции участвует клиент, то и тут обязательно должен быть план. Например, для короткой встречи-знакомства понадобится список вопросов, который поможет выявить запрос клиента. Для продающей онлайн-сессии — материалы для презентации конкретных услуг и форматов работы, которые помогут клиенту достичь целей, релевантные кейсы и т. д.
Собираем участников

Если вам необходимо собрать на онлайн-планерку большую команду из разных городов, то самый простой способ — написать сообщение в общий чат и предложить проголосовать за наиболее удобный вариант. Делать это лучше заранее, чтобы в случае необходимости участники смогли скорректировать свои планы.
Оптимальное количество слотов — 3–4, при этом желательно предложить разные дни недели и разное время суток (не забывайте о часовых поясах!). Например: понедельник, 10:00 (мск) / понедельник, 18:00 (мск) / вторник, 15:00 (мск). Это поможет определить дату и время, которые будут удобны большинству участников.
«
После вам останется закрепить в чате сообщение о конференции, в котором будут указаны: дата, время, примерная продолжительность встречи, общая тема и основные вопросы для обсуждения. Если нужно, чтобы участники подготовили конкретные материалы к планерке (например, дизайнер — презентацию, PR-менеджер — отчет по интеграциям в СМИ и т. д.), то эти задачи лучше озвучить в личных сообщениях и заранее.

Если у вас планируется длительная стратегическая сессия, в которой попеременно будут выступать сотрудники разных отделов, то сформируйте примерный тайминг: в какой очередности будут говорить участники и сколько минут отведено на выступление каждого. Это позволит оптимизировать процесс: если не всем участникам команды необходимо присутствовать на планерке от начала до конца, то они смогут подключиться в назначенное время.
Если вы проводите zoom-встречу с клиентом, то общий принцип тот же: предлагаете слоты на выбор и озвучиваете примерную продолжительность беседы. А затем фиксируете в переписке дату, время и тему.

И не забудьте отправить ссылку, по которой можно подключиться к конференции или напоминание о встрече, за час до оговоренного старта.
Этап 2. Внешний вид
и технические тонкости
Этот этап тоже подготовительный, но он проходит уже непосредственно перед zoom-конференцией — в тот же день, а иногда буквально в тот же час.
Думаем о внешнем виде

Когда речь заходит о дресс-коде, то для меня нет особой разницы между онлайн- и офлайн-встречей. Это не значит, что на каждый зум нужно одеваться как на красную дорожку. Но важно учитывать контекст.

Так на планерке с коллегами, если у вас нет определенного регламента по этому поводу, допустима свободная форма одежды. Не настолько свободная, как халат, пижама или видавшая виды майка-алкоголичка. Но вот худи, футболка, удобные джинсы — вполне приемлемы.

Если же речь заходит о продающей встрече с клиентом, когда вы выступаете как лицо агентства, то важно выглядеть на уровне. Если на видеоконференцию пришел человек нерасчесанный, ненакрашенный, в мятой одежде, то у потенциального заказчика может сложиться впечатление, что и к проекту он будет относиться столь же безответственно и безалаберно.
И не забывайте одеваться полностью! Можно долго смеяться над мемами, когда сверху пиджак, а снизу — только белье, но на самом деле от этой ситуации никто не застрахован. Вам могут внезапно позвонить в дверь, кошка может свалить вазу со стола — вы резко встанете и попадете в максимально неловкую ситуацию.
«
Еще один важный момент — старайтесь не выходить на связь, если вы только проснулись, сильно устали или плохо себя чувствуете. Все это влияет не только на то, как вы выглядите, но и на то, как говорите. Нечеткая, затянутая речь, зевота, потирание глаз — все это может произвести неблагоприятное впечатление на собеседника. В моей практике были ситуации, когда на планерку приходили утомленные подрядчики, которые плохо выглядели. И в 9 случаях из 10 клиенты отказывались от услуг, каким бы он классным ни был кандидат. Оставшийся 1 случай согласия был результатом длительных уговоров с моей стороны, когда я доказывала клиенту, что это лучший из возможных подрядчиков, просто сегодня у него что-то случилось.

Что касается созвона с выключенной камерой: этот вариант я рекомендую оставлять только на самый крайний случай, когда нет никакой возможности успеть привести себя в порядок или дождаться выздоровления. Тогда можно извиниться и побыть статичной фотографией на заставке. Но это уместно только в тех ситуациях, когда вы уже хорошо знакомы с собеседниками. Если же это первая встреча, крайне важно, чтобы участники видели ваше лицо, мимику и эмоции.
Настраиваем свет и подбираем фон

Чем приятнее и лаконичнее картинка в кадре, тем проще нам воспринимать говорящего человека. Плохое освещение, тень на лице, беспорядок на фоне — все это может сыграть вам в минус, особенно если от конкретной встречи зависят ваши будущие перспективы — например, получение нового проекта или должности.

Сейчас есть удобные кольцевые лампы, которые дают хорошую картинку в кадре и одновременно могут служить надежным штативом для телефона. Но можно обойтись и без них — например, сесть напротив окна, поэкспериментировать с верхним и настольным освещением и т. д.

Что касается фона, то на некоторых платформах можно воспользоваться функцией размытия либо загрузить альтернативный фон, если вы не успели найти подходящее пространство.

Проверяем интернет и минимизируем шумы

Лучше всего проводить онлайн-планерку из пространства, где у вас гарантированно хороший интернет и достаточно тихо. То есть с вашего привычного рабочего места — например, из дома, офиса, коворкинга и т. д.
Если вы планируете выйти на связь из новой локации, обязательно заранее протестируйте качество — позвоните кому-то из участников встречи и убедитесь, что вас хорошо видно и слышно, связь не прерывается и вам не приходится перезапускать конференцию каждые 5 минут.
«
Ситуации бывают разные, и иногда на зум приходится выходить из кофейни, автомобиля или даже с детской площадки. Этот вариант гипотетически приемлем, если вы планируете в большей степени слушать с выключенным микрофоном, а не говорить. Но если вы понимаете, что вам придется часто и много высказываться, лучше подобрать другую локацию либо перенести встречу — иначе фоновые шумы будут сильно мешать остальным участникам, раздражать и отвлекать от смысла вашей речи.
Этап 3. Модерация
Если два подготовительных этапа отработаны максимально четко, то ведение видеоконференции оказывается довольно простой и понятной задачей.
Представление участников

Этот шаг можно пропустить, если в zoom-конференции участвуют только сотрудники, которые хорошо знакомы друг с другом. Если же на онлайн-встрече присутствует клиент, подрядчик или новые члены команды — важно представить каждого. Тут не нужно выдавать полное портфолио и подробное резюме — достаточно четко проговорить имя, должность, основные маркеры экспертности и зоны ответственности.

Соблюдение тайминга

Если вы изначально заявили, что продолжительность конференции — один час, значит ваша задача как модератора — сделать так, чтобы обсуждение уложилось в этот тайминг и завершилось результатом.

Вот несколько лайфхаков.

  1. В начале встречи коротко озвучьте все вопросы, которые предстоит обсудить. Если вы планируете, что будет высказывать каждый член команды, сразу обозначьте отведенное время — например, по 5 минут.
  2. Модерируйте очередность: если одновременно начинают говорить два человека, из-за технических особенностей платформы может быть не слышно никого. По этой же причине просите коллег отключать микрофоны, когда они не говорят (или делайте это сами — у организатора конференции есть такая возможность). Иногда даже голос ребенка из соседней комнаты или звук кружки, поставленной на стол, может создавать помехи.
  3. Если вы видите, что разговор уходит в сторону или затягивается, корректно возвращайте коллег к заявленной теме.
  4. Оставьте хотя бы 2–3 минуты на логичное завершение встречи, не обрывайте обсуждение на полуслове. Например, озвучьте финальный оффер клиенту; проговорите решение, к которому пришли с командой; обозначьте шаги по реализации придуманных креативов.

Видеозапись

Нужно ли вести видеозапись, во многом зависит от формата конкретной zoom-конференции. Я бы посоветовала делать это в следующих ситуациях.

  • Если в процессе будет озвучено много информации, которая понадобится для дальнейшей работы — например, вы проводите распаковку клиента, на основе которой будет выстраиваться стратегия работы с ним.
  • Если онлайн-встреча носит обучающий характер — например, вы пригласили эксперта, который поделится с командой своим опытом.
  • Если планируется мозговой штурм и обсуждение, во время которого будет высказано много разных мнений.
  • Если по каким-то причинам на конференции отсутствует сотрудник, которому важно быть в курсе обсуждаемых вопросов.

Если же это рядовая планерка, где подводятся промежуточные итоги или корректируется план, либо продающий зум для клиента, где вы рассказываете о своих услугах, то можно обойтись и без видеозаписи.

Конспект

А вот конспект, хотя бы краткий, я рекомендую вести в любом случае. Если вы включили видеозапись, то заметки в дальнейшем помогут сориентироваться в таймкодах и понять, какой момент стоит пересмотреть. Если же видеозапись не ведется — то в конспекте полезно будет зафиксировать ключевые тезисы, сроки и договоренности. Иначе есть риск, что вы что-то забудете или упустите в процессе обсуждения и придется собираться повторно по той же теме.
Этап 4. Резюме
Все онлайн-планерки и встречи желательно резюмировать не только в финале зум-конференции, но и постфактум — в текстовом формате в чате. Это важно, чтобы исключить ситуации, когда участники встречи по-разному восприняли информацию (или банально — не расслышали или забыли).

Так для команды в резюме полезно будет прописать, кто именно и чем занимается по итогам планерки, какие дедлайны установлены.

А для клиента стоит зафиксировать договоренности: правильно ли интерпретирован запрос, что и в какие сроки обязуетесь сделать вы, что и в какие сроки ждете от него.

P.S. Да, подготовка к онлайн-планерке по этому руководству может занять время. Однако с каждым последующем разом вы будете проходить этапы все быстрее. А ваши видеоконференции станут действительно эффективным рабочим инструментом, который позволит экономить ресурсы и время.
Материалы по теме
продвижение
Стратегия
Бизнес
контекст
Все права защищены. 2024