Пресс-тур глазами пиарщика
Как команда PR Integral летала с журналистами в Узбекистан
В первый день ноября более 40 редакторов, журналистов и инфлюенсеров по приглашению ресторанного холдинга Family Garden и авиакомпании Centrum Air отправились из Москвы в Ташкент — чтобы познакомиться с городом и его гастрономической картой. Наше агентство PR Integral было частью команды организаторов, занималось всеми коммуникациями с участниками тура и сопровождало их в путешествии. В этой статье мы не будем подробно рассказывать о том, как вкусно и колоритно было в Ташкенте (оставим это коллегам!). Зато поделимся закулисными историями, полезными лайфхаками, полученными уроками и результатами.
Редакция
PR Integral Media
PR Integral Media
Айсберг под названием «коммуникация»
Как обычно представляется человеку извне задача «собрать журналистов на пресс-тур»? Предположим, что весьма прозрачно (и прозаично): нашел контакт, задал вопрос, получил ответ. Да — ставим плюсик, нет — ну, нет так нет. На самом же деле коммуникация обычно гораздо более сложносочиненная. Каким бы продуманным ни было ваше приглашение, скорее всего уточняющие вопросы будут — причем самые разные: про документы, багаж, дополнительные места для сотрудников и членов семьи и многое другое. И пиарщик должен на все эти вопросы ответить, никого не пропустить, ничего не перепутать.
Люсинэ Харлампиди, PR-менеджер PR Integral: «Когда на поверхности у нас список из 40+ ответов «да, я с вами», под ним — сотни, а то и тысячи сообщений из переписки с гораздо большим количеством человек».
«
А ведь еще были коммуникации внутри команды организаторов — с управляющей компанией ресторанного холдинга Family Garden, с коллегами из Узбекистана, которые организовывали программу на месте, с представителями авиакомпании.
В общем, айсберг — пусть и заезженный, но действительно самый уместный тут образ.
В общем, айсберг — пусть и заезженный, но действительно самый уместный тут образ.
Продумать все заранее…
Тут мы — без лишней скромности — постарались. Создали удобный чат для коммуникации, расписали подробную программу с поминутным таймингом, всеми адресами и перемещениями. Подготовили пресс-папку с релизами всех брендов, с которыми предстояло познакомиться участникам тура, и фотоматериалами (кстати, заметка для себя и для вас — сразу подписывайте все фото, чтобы потом не приходилось долго выяснять, что же там за аппетитное блюдо). Составили и разослали чек-лист — от отеля и прогноза погоды до вопросов, связанных с документами и обменом валюты.
И, конечно, учитывая, что рейс международный, мы попросили всех приехать в аэропорт за три часа до вылета.
И, конечно, учитывая, что рейс международный, мы попросили всех приехать в аэропорт за три часа до вылета.
Юлиана Шунина, руководитель PR Integral: «Мы встретили абсолютно каждого участника пресс-тура на стойке регистрации — представились, познакомились. Это было очень правильное решение: нас увидели все, коммуникация, которая до этого велась преимущественно онлайн, обрела новую форму. Мы показали, что мы профи, что мы лояльны, дружелюбны и открыты. Плюс запомнили имена и лица — это очень упростило дальнейшую работу».
«
Фото Марии Пух, Евгении Смирновой
Кажется, единственное, о чем мы не подумали (запоминаем на будущее) — это небольшой организованный нетворкинг в рамках пресс-тура. Да, в медиатусовке многие знакомы, но далеко не все. И было бы классно сразу всех перезнакомить — возможно, дать слово каждому за столом, или пригласить специалиста, который бы провел мини-нетворкинг вечером в лобби отеля. И, конечно, надо делать общие фото. Причем сразу! Потому что у нас некоторые журналисты улетели раньше, и в конце тура собрать абсолютно всех уже не вышло.
…и остановить самолет
Участники пресс-тура уже сидели в самолете, как вдруг в чат прилетело сообщение: «Слушайте, мне тут говорят, что рейс уже улетел». Самый страшный кошмар организатора be like.
Мария Пух, CEO PR Integral: «Честно говоря, на какие-то несколько секунд я подумала, что это шутка, потому что казалось, что все на месте, посадка окончена, ремни застегнуты, дверь закрыта. Но нет. Фотоаппарат одной из участниц очень долго досматривали на контроле, и когда девушка подошла к гейту, все остальные действительно уже были внутри».
«
Ситуацию спасли стальные нервы, скорость реакции и тот факт, что авиакомпания была в числе организаторов. Мы позвонили участнице и попросили ее никуда не уходить, связались с партнерами из Centrum Air, они включились в процесс и — о, чудо! — самолет буквально развернули, дверь открылась и под аплодисменты всего салона команда пресс-тура уже в полном составе отправилась в Ташкент.
Кстати, на обратном пути мы встретили героя, который нам тогда помог. Обняли как родного!
Кстати, на обратном пути мы встретили героя, который нам тогда помог. Обняли как родного!
Фото предоставлено пресс-службой Centrum Air
Лайфхаки для управления процессами
Надо сказать, что если не считать историю с самолетом, пресс-тур прошел идеально и без накладок. Программа была выстроена оптимально. Мы посетили шесть ресторанов холдинга Family Garden в Ташкенте — узбекский Lali, сразу два грузинских «PRO.Хинкали», итальянский «Сорренто», танцевально-кавказский «Южанин» и паназиатский KITANA Asia Grill. Побывали на презентации в офисе Centrum Air — молодой и динамично развивающейся авиакомпании. Съездили на экскурсии по Старому городу и базару «Чорсу».
Фото Юлианы Шуниной и Евгении Смирновой
Мария Пух, СЕО PR Integral: «Было видно, что все в этой поездке выложились на все 100, в каждом блоке программы все вовлеченные в процесс сотрудники показывали максимум профессионализма, щедрости, гостеприимства. Поэтому мы испытывали большую гордость, что привезли наших партнеров именно в такой тур».
«
Но, конечно, даже самый четко проработанный план может давать сбои, если нет навыка управления процессами. У нас тут есть свои лайфхаки.
Максимальная включенность в процесс и отсутствие предубеждений. В пресс-туре участвуют живые люди. Кто-то может опоздать, кто-то — забыть куртку, у кого-то разболится живот. Это не форс-мажоры, это ситуации, в которые может попасть вообще любой человек. И для их решения организатору нужна просто холодная голова и разумная доля принятия. Забыли куртку? Окей, ищем куртку.
Не употреблять алкоголь. Он как раз притупляет эту четкость и осознанность, которая помогает в моменте помнить, сколько у тебя людей, кто отстал, во сколько приедет трансфер. Плюс организатору важно качественно спать (даже если времени для сна мало) и снизить все риски по плохому самочувствию (а с алкоголем они есть почти всегда).
Думать на два шага вперед. Если утро и мы завтракаем, то уже надо посмотреть, что там в обед. Экскурсия? Значит пишем гиду и транспортной компании, проверяем, все ли в силе.
Максимальная включенность в процесс и отсутствие предубеждений. В пресс-туре участвуют живые люди. Кто-то может опоздать, кто-то — забыть куртку, у кого-то разболится живот. Это не форс-мажоры, это ситуации, в которые может попасть вообще любой человек. И для их решения организатору нужна просто холодная голова и разумная доля принятия. Забыли куртку? Окей, ищем куртку.
Не употреблять алкоголь. Он как раз притупляет эту четкость и осознанность, которая помогает в моменте помнить, сколько у тебя людей, кто отстал, во сколько приедет трансфер. Плюс организатору важно качественно спать (даже если времени для сна мало) и снизить все риски по плохому самочувствию (а с алкоголем они есть почти всегда).
Думать на два шага вперед. Если утро и мы завтракаем, то уже надо посмотреть, что там в обед. Экскурсия? Значит пишем гиду и транспортной компании, проверяем, все ли в силе.
Фото Евгении Смирновой
Балансировать между ролью «вожатого» и человека, который верит, что все мы взрослые люди. То есть, с одной стороны, не лениться кидать в чат напоминания вроде «выезжаем через 20 минут, заканчивайте обед», «мы в автобусе, отправляемся на экскурсию». С другой — не задерживать всю группу, если опоздавший вполне может добраться сам на такси.
Не пытаться стать своим. Попытки некоторых менеджеров залезть под кожу и очень сильно понравиться всем участниками медиатусовки выглядят смешными и непрофессиональными. Да, общаться и проявляться нужно. Умение вести смол-ток и располагать к себе — важный навык для пиарщика. Но называть всех уменьшительно-ласкательными, выходить покурить с каждой компанией, участвовать в любых диалогах и рассказывать много личного — моветон. Представителям медиа в первую очередь нужны надежные партнеры, специалисты, на которых можно положится, а для этого не обязательно им рассказывать истории о своих детях и байки о своих мужчинах.
Не пытаться стать своим. Попытки некоторых менеджеров залезть под кожу и очень сильно понравиться всем участниками медиатусовки выглядят смешными и непрофессиональными. Да, общаться и проявляться нужно. Умение вести смол-ток и располагать к себе — важный навык для пиарщика. Но называть всех уменьшительно-ласкательными, выходить покурить с каждой компанией, участвовать в любых диалогах и рассказывать много личного — моветон. Представителям медиа в первую очередь нужны надежные партнеры, специалисты, на которых можно положится, а для этого не обязательно им рассказывать истории о своих детях и байки о своих мужчинах.
Ешь, работай, беги (и не забывай про контент!)
Для нас пресс-тур в первую очередь был работой и командировкой, но поскольку у нас есть глаза, уши, любовь к гастрономии и чувство прекрасного, мы получили не меньше удовольствия, чем гости, хоть никогда и не расслаблялись на 100%.
Фото Евгении Смирновой и Юлианы Шуниной
Юлиана Шунина, основатель PR Integral: «Мне запомнилась обзорная экскурсия по Ташкенту. Я люблю погружаться в исторический контекст места, и старый город меня впечатлил. Но вообще, все, конечно, сработало в коллаборации — мы получили классный фьюжн из истории, гастрономии, современности и общения. Еда в каждом из ресторанов была действительно очень вкусной, но я старалась пробовать всего по чуть-чуть. Если плов, то ложка, если хинкали, то одна штука, если горячая лепешка из тандыра, то кусочек. Кстати, я не набрала ни килограмма».
«
Фото Евгении Смирновой и Юлианы Шуниной
Мария Пух, CEO PR Integral: «Мне очень понравился базар “Чорсу” — потрясающе колоритный! А еще запомнился момент, когда мы с коллегами в редкий (действительно редкий!) промежуток свободного времени поехали в торговый центр посмотреть одежду и аксессуары, которые создают местные дизайнеры. Честно, это вау! Из еды для меня самым неожиданным и запоминающимся оказались казы — традиционная узбекская колбаса из конины».
«
А еще во время пресс-тура мы не поленились и вышли на пробежку. И это дало не меньший буст к энергии, чем вкусная еда и новые впечатления. И, конечно, мы много снимали — сами и вместе с коллегами, и постили — в моменте и после возвращения. Потому что пиарщик и контент неотделимы друг друга (да и честно, такие воспоминания действительно хочется сохранить).
Результаты и выводы
После возвращения прошло уже десять дней и мы вовсю занимается оцифровкой результатов, держим на контроле выход публикаций, считаем охваты и KPI для наших клиентов. Но для нас как агентства есть еще кое-что помимо впечатляющих формальных метрик.
Мы определенно стали заметнее. Получили много теплого фидбэка и в Ташкенте от участников пресс-тура, и онлайн от коллег-пиарщиков и знакомых рестораторов. Нам писали, что мы «нормально так пошумели». И вот эта видимость, проявленность в инфополе — тот ценный нематериальный актив, который мы стремимся наращивать и для себя, и для своих клиентов. Хочется быть теми, кого помнят и знают в лицо, даже несмотря на то, что мы базируемся не в столице.
Новые связи. За 4 дня пресс-тура нам удалось наладить контакт с редакторами и журналистами, с которыми раньше не удавалось выйти на диалог. И это не про то, чтобы теперь заваливать их инфоповодами. Это истории про классную, взрослую win-win-коммуникацию.
Мы определенно стали заметнее. Получили много теплого фидбэка и в Ташкенте от участников пресс-тура, и онлайн от коллег-пиарщиков и знакомых рестораторов. Нам писали, что мы «нормально так пошумели». И вот эта видимость, проявленность в инфополе — тот ценный нематериальный актив, который мы стремимся наращивать и для себя, и для своих клиентов. Хочется быть теми, кого помнят и знают в лицо, даже несмотря на то, что мы базируемся не в столице.
Новые связи. За 4 дня пресс-тура нам удалось наладить контакт с редакторами и журналистами, с которыми раньше не удавалось выйти на диалог. И это не про то, чтобы теперь заваливать их инфоповодами. Это истории про классную, взрослую win-win-коммуникацию.
Фото пресс-службы Family Garden
Много живого контента. Статьи, упоминания, фото, кружочки в телеграме, сторис, обзоры. Рост охватов — это важно, но органичность и искренность контента — то, что считывается мгновенно и цепляет сильнее. Мы не ставили строгих рамок, не делали для всех единый фотоотчет, и в итоге получили много контента с авторской подачей, неожиданные ракурсы и кинематографичные кадры. Один из блогеров в моменте придумал с основателем холдинга Family Garden Ервандом Галстяном классную механику для стимулирования посещения в ресторане, записал ролик и это сработало на ура.
И, пожалуй, главное: не так страшен пресс-тур (даже международный!) как могло бы показаться. Если все действительно заинтересованы в результате, работают в единой связке, остаются в контакте до, во время и после тура, то все реально и возможно.
Спасибо ресторанному холдингу Family Garden (лично — основателю Ерванду Галстяну и директору по маркетингу и развитию Александру Кроитору), авиакомпании Centrum Air и всем нашим медиапарнерам за то, что пресс-тур в Ташкент стал именно таким. Мы в восторге (и готовы к новым проектам!).
И, пожалуй, главное: не так страшен пресс-тур (даже международный!) как могло бы показаться. Если все действительно заинтересованы в результате, работают в единой связке, остаются в контакте до, во время и после тура, то все реально и возможно.
Спасибо ресторанному холдингу Family Garden (лично — основателю Ерванду Галстяну и директору по маркетингу и развитию Александру Кроитору), авиакомпании Centrum Air и всем нашим медиапарнерам за то, что пресс-тур в Ташкент стал именно таким. Мы в восторге (и готовы к новым проектам!).
Материалы по теме
продвижение
Стратегия
Бизнес
контекст
Новости партнеров
